最近接到了一个客户的请求，他们在索取产品报价后不久，就发送了一封详细的邮件。邮件的核心内容是他们希望来访工厂并签署独家代理合同，但面临一个问题：需要一封邀请函以便他们能向中国大使馆申请签证。
在考虑这个请求时，需要明白的是，无论客户意图如何，邀请外国人来中国，邀请方需对其在中国的行为承担责任。因此，在未与客户进行深入沟通或建立实质性合作关系之前，一般的做法是婉拒此类请求。
当面对客户请求工厂参观并申请邀请函的情况时，直接援引公司规定可能会伤害到真正有意合作的客户。在这种情况下，可以采用讲述一个小故事的策略，例如提及过去有客户在获得邀请函后未与我们合作且在中国期间发生了一些问题，导致公安机关介入。基于这种不愉快的经历，公司现在仅对已支付定金或有过多次合作的老客户提供邀请函支持。
这样的解释既给客户留有余地，又能有效检验其真实意图，同时也表明我们的协助不是仅仅出于订单考虑，而是考虑到承担的风险和压力。
在遇到客户对于频繁跟进表现出不耐烦时，如何处理后续的客户关系也是一个挑战。通常回复“好的”之后，需要考虑是否继续保持联系或停止发送信息。如果选择不再推送消息，存在客户可能随着时间忘记我们的风险。在这种情况下，可以考虑采用更为间接和轻微的跟进方式，以保持联系同时又不显得过于骚扰。
在这种情况下，讲一个小故事可以成为沟通的巧妙手段。例如，你可以向客户解释说，由于你是一位全职母亲并且在兼职工作，需要照顾孩子的同时完成公司规定的日常任务，比如发送一定数量的信息。由于你的联系人有限，不得不持续发送信息，即使这可能会给客户带来一定的干扰，对此你深表歉意。
你可以进一步说明，由于繁忙的生活和工作压力，只能在孩子睡着后才有时间回复消息。你可以请求客户，如果他们暂时没有采购需求，可以忽略你的信息，但如果将来有需求，欢迎他们随时联系你。
这样的故事不仅减少了客户对信息骚扰的不满，还可能激发他们的同情心，从而更愿意理解你的处境，即使他们暂时不需要产品，也更可能默认接受你的信息。
通过这样的方式，我们可以用故事表达自己难以启齿的情况，或在描述复杂情境时与他人建立共鸣。有效的故事讲述不仅是沟通的技巧，也是深入人心的艺术。因此，作为外贸人员，学会讲述引人入胜的故事可以是一项宝贵的技能。
